Politica della Banca Transilvania S.A. riguardante il trattamento e la protezione dei dati personali nel contesto dell'attività bancaria ("Politica" o "Politica sulla privacy")
La Banca Transilvania S.A. (denominata in seguito “BT” o “Banca”) ci preoccupiamo costantemente che i dati personali di tutte le persone fisiche con cui interagiamo siano trattati in piena conformità con le disposizioni legali applicabili e con i più alti standard di sicurezza e riservatezza.
Per guidarci e sostenere nella nostra attività nel campo della lavorazione e protezione dei dati personali abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (data protection officer o DPO), che può essere contattato da qualsiasi persona riguardo a qualsiasi aspetto relativo al modo in cui BT elabora questi dati, mediante l'invio di una segnalazione/reclamo alla sede della banca di
- mun. Cluj-Napoca, via G. Barițiu, n. 8, prov. Cluj, con la menzione “all'attenzione del responsabile della protezione dei dati personali” o un messaggio a
- indirizzo di posta elettronica dpo@btrl.ro.
Nei seguenti paragrafi vi presentiamo la nostra politica in questo campo molto importante per ogni persona fisica, che ci impegniamo a rivedere a intervalli di tempo determinati, al fine di migliorarla continuamente.
La presente Politica non si rivolge ai dipendenti della Banca Transilvania, che saranno informati in merito ai loro dati personali che BT tratta in qualità di datore di lavoro mediante un documento distinto, rispettivamente attraverso la Politica della Banca Transilvania S.A. riguardante il trattamento e la protezione dei dati personali dei dipendenti.
Vi spiegheremo in questa politica quali dati personali elaboriamo nell'ambito della nostra attività dalle persone con cui interagiamo, in quali modalità, per quali scopi li utilizziamo, a chi li divulghiamo o li trasferiamo, come garantiamo la loro sicurezza, nonché quali sono i diritti delle persone interessate in relazione al trattamento di tali dati e come possono esercitarli.
BANCA TRANSILVANIA S.A è un'istituzione di credito, persona giuridica romena, con sede sociale a Cluj-Napoca, via G. Baritiu, n. 8, Cluj, telefono *8028, immatricolata al Registro delle Imprese con il n. J12/4155/1993, codice unico RO 5022670, avente il trattamento dei dati personali notificato e iscritto nel Registro di evidenza degli operatori di dati personali con il numero 8728.
BT ha oltre 500 unità - filiali, agenzie, punti di lavoro, che svolgono la loro attività in Romania, così come una filiale e due agenzie che svolgono attività bancaria in Italia.
La nostra pagina ufficiale su internet è www.bancatransilvania.ro (denominata di seguito „website-ul BT”).
La banca gestisce anche altre pagine internet, il cui elenco aggiornato potete consultare qui.
Banca Transilvania SA è la società madre del Gruppo Finanziario Banca Transilvania (di seguito denominata „Gruppo BT”), che comprende le entità affiliate della Banca di cui trovi informazioni sul sito web di BT nella sezione GRUPPO FINANZIARIO BT.
Dati personali significa qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, sulla base di queste informazioni.
Nel quadro dell'attività bancaria che svolge, Banca Transilvania elabora le seguenti categorie di dati personali:
- date di identificazione: nome, cognome, pseudonimo (se del caso), data e luogo di nascita, codice numerico personale o un altro elemento unico di identificazione simile, serie e numero del documento d’identità nazionale o internazionale/passaporto, nonché una copia di questo, domicilio e residenza (se del caso), numero di telefono, fax, indirizzo di posta elettronica, cittadinanza,
- professione, occupazione, nome del datore di lavoro o natura dell'attività propria (se del caso),
- informazioni sulla funzione pubblica importante detenuta- se del caso- e opinioni politiche (esclusivamente nel contesto dell’ottenimento di informazioni relative alla qualifica di persona esposta politicamente),
- informazioni sulla situazione familiare (incluso stato civile, numero di figli, figli a carico),
- informazioni sulla situazione economica e finanziaria - comprese le informazioni sui redditi, i dati sulle transazioni bancarie e la loro cronologia, i dati relativi ai beni posseduti, nonché le informazioni relative al comportamento,
- l'immagine (contenuta nei documenti di identità o catturata dalle telecamere di sorveglianza video installate presso le sedi della banca, nonché dai suoi sportelli automatici),
- voce, incluso durante le registrazioni delle conversazioni telefoniche. BT registra audio delle conversazioni telefoniche al fine di migliorare la qualità dei servizi e delle chiamate, ma anche per fornire prova della richiesta/consenso/opzione riguardo a determinati aspetti richiesti/discusso/accordati durante le chiamate telefoniche;
- firma e, in casi puntuali impronta digitale (per le persone analfabete o per le persone con disabilità visive),
- codici di identificazione, assegnati da Banca Transilvania o da altre istituzioni finanziarie bancarie o non bancarie, necessari per la prestazione di alcuni servizi, quali, ma senza limitarsi ai codici IBAN allegati ai conti bancari, i numeri delle carte di debito/credito, la data di scadenza delle carte,
- dati riguardanti lo stato di salute, trattate esclusivamente nel caso in cui il trattamento di tali dati sia necessario per comprovare da parte dei clienti la situazione difficile in cui si trovano questi o i membri delle loro famiglie, al fine di concedere alcune agevolazioni, o nel contesto della fornitura dei prodotti di assicurazione intermediati dalla Banca,
- informazioni relative all'attività fraudolenta/potenzialmente fraudolenta, consistenti in dati riguardanti accuse e condanne relative a reati quali frode, riciclaggio di denaro e finanziamento di atti di terrorismo,
- informazioni relative alla località di esecuzione di determinate transazioni (in caso di esecuzione di operazioni presso ATM o POS appartenenti a Banca Transilvania),
- date e informazioni relative ai prodotti e servizi offerti dalla Banca o dai suoi collaboratori, che le persone interessate utilizzano (come, ma senza limitarsi a prodotti di tipo credito, deposito, assicurazioni)
Nel quadro della sua attività, BT tratta principalmente i dati personali di Clientilorabituati, cei cu care a stabilit o relatie contractuala de durata, derulata conform Conditiilor Generale de Afaceri ale Bancii Transilvania aplicabile- dupa caz- persoanelor fizice sau juridice (denumita relazione d'affari). Questi clienti abituali sono, in generale: le persone fisiche - maggiorenni o minorenni - che hanno almeno un conto corrente aperto presso BT in qualità di cliente persona fisica, le persone autorizzate/rappresentanti legali che operano sui conti aperti presso BT a nome di persone fisiche o giuridiche e i beneficiari effettivi di questi ultimi.
Totodata insa, BT ofera serviciile si produsele sale spre utilizare si Clienti occasionali. Queste sono persone che non hanno un conto aperto presso BT né diritti di operazione su di essi, ma utilizzano talvolta le unità o le apparecchiature BT (come ATM, BT Express, BT Express Plus, ecc.) per effettuare diversi tipi di transazioni bancarie (depositi di contanti in conti BT, pagamento di bollette), trasferimenti di somme (ad esempio trasferimenti di tipo Western Union) o operazioni al cambio valuta, ci forniscono i loro dati personali in occasione della visita ai siti web o alle unità BT o quando si rivolgono ai servizi di supporto offerti dal Call Center della Banca.
Banca Transilvania è una società quotata alla Borsa di Bucarest, pertanto elabora in questa veste anche dati personali diAgli azionisti sai, in conformità con le disposizioni della legge sul mercato dei capitali.
Questi Clienti o Azionisti devono talvolta fornirci - per poter rispondere a delle richieste, per l’ottenimento di un prodotto, la realizzazione di un’operazione/prestazione di un servizio - dati personali che appartengono ad altre persone, come: coniuge, moglie, partner di vita, membri della famiglia, beneficiario di un’operazione di pagamento, garante di un credito, beneficiario di un’assicurazione, persone fisiche i cui dati sono inseriti nei documenti messi a disposizione dal cliente.
Se il Cliente o l'Azionista è colui che fornisce a BT informazioni su altre persone, questi ha l'obbligo di informare le rispettive persone interessate riguardo al contenuto della presente politica in relazione al trattamento dei loro dati personali.
Nei contratti che BT stipula con chiunque fornitore/prestatore di beni/servizi (partner contrattuale) sono inseriti dati di carattere personale dei firmatari di questi contratti (di norma nome, cognome, la funzione ricoperta e la firma appartenenti ai rappresentanti legali o convenzionali dei partner contrattuali), delle persone di contatto designate dal partner contrattuale (di norma nome, cognome, numero di telefono e indirizzo e-mail), di altre categorie di persone fisiche i cui dati sono divulgati alla Banca dal partner contrattuale. Questi dati di carattere personale saranno trattati da BT in relazione alla conclusione e all'esecuzione di questi contratti, per la gestione amministrativo-finanziaria interna, la conservazione e l'archiviazione della documentazione contrattuale, il collaudo e l'utilizzo dei sistemi informatici e dei servizi IT, la gestione dei reclami, lo svolgimento delle missioni di audit. La base giuridica per il trattamento dei dati personali appartenenti a queste categorie di persone è l'obbligo legale della banca, la conclusione/esecuzione del contratto e l'interesse legittimo della Banca. I dati personali di cui veniamo a conoscenza nell'ambito dello svolgimento del rapporto con un partner contrattuale sono divulgati, se del caso: al partner contrattuale che ce li ha forniti, alle entità del Gruppo BT, ai partner di BT che hanno bisogno di conoscerli, alle autorità e istituzioni pubbliche legittimate a richiederli. I dati saranno trattati a livello di BT durante il periodo di esecuzione del contratto e successivamente, fino alla scadenza del termine di archiviazione della documentazione contrattuale. Al fine di adempiere agli scopi sopra menzionati, è possibile che la Banca trasferisca alcune categorie di dati personali che il partner contrattuale ci ha messo a disposizione al di fuori dello Spazio Economico Europeo SEE. Le persone interessate da questo trattamento beneficiano dei diritti previsti nella presente politica per le persone interessate dal trattamento.
Tutte queste categorie di persone fisiche che abbiamo elencato prima le chiameremo d'ora in poi “persone interessate” del trattamento dei dati personali.
„Elaborazione”alcuni dati personali significano qualsiasi operazione o insieme di operazioni effettuate sui dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'utilizzo, la divulgazione mediante trasmissione, la diffusione o la messa a disposizione in qualsiasi altro modo, l'allineamento o la combinazione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione
I dati personali che utilizziamo nell'ambito della nostra attività li otteniamo, di regola, direttamente dalle persone interessate, in varie occasioni e modalità:
- al momento della stipula e durante lo svolgimento del rapporto commerciale con BT
- in occasione della stipula e dell'esecuzione di alcuni contratti per prodotti/servizi offerti dalla banca, in proprio nome o per terzi
- compilando alcuni moduli disponibili sul sito web di BT, su altri siti web di proprietà della banca o di altre entità del Gruppo
- iscrizione/partecipazione a vari concorsi/campagne organizzati da BT nelle sue filiali, sul sito web BT o sulle pagine della banca nei social network
- quando ci vengono richieste informazioni/riceviamo segnalazioni/reclami ai numeri di telefono della banca, agli indirizzi di posta elettronica, tramite messaggi inviati sulle pagine della banca dai social network o ricevuti di persona nelle filiali BT
- quando si applica per posizioni disponibili in banca (online, inviando/depositando CV presso le unità BT o su diversi indirizzi di posta elettronica, a fiere del lavoro o altri eventi)
Indirecto, possiamo venire a conoscenza di dati personali delle persone interessate da/attraverso:
- autorità e istituzioni pubbliche o di interesse pubblico, banche corrispondenti, avvocati, notai, ufficiali giudiziari o altre persone che ci trasmettono segnalazioni/richieste
- mandatari delle persone interessate ai fini dell'apertura/svolgimento del rapporto d'affari con BT
- la consultazione di banche dati esterne, pubbliche o private, direttamente o tramite terzi fornitori, come l'Ufficio Nazionale del Registro delle Imprese, l'Ufficio del Credito S.A., il portale dei tribunali della Romania gestito dal Ministero della Giustizia, terzi detentori di banche dati delle persone accusate di terrorismo o politicamente esposte
- datori dei soggetti interessati, nel caso in cui concludiamo con questi convenzioni di trasferimento degli stipendi o di altri tipi di somme
- altre entità del Gruppo BT, con le quali le persone interessate entrano in rapporti contrattuali ed è necessario che la Banca conosca i loro dati in base all'appartenenza al gruppo BT e per il buon svolgimento dell'attività economica comune che svolgono insieme alle altre entità del Gruppo BT
- collaboratori della banca, che raccolgono per suo conto dati delle persone che desiderano essere contattate da BT per la presentazione di alcuni prodotti/servizi di cui queste sono interessate
- Depositary Central S.A., nel caso dei dati degli Azionisti della Banca
- l'utilizzo da parte delle persone interessate del sito web BT, di altri siti web gestiti dalla banca (tramite cookie, Google Analytics ecc.) o di altre entità del Gruppo. Per dettagli su questi aspetti e sui modi in cui si possono attivare o bloccare i cookie, si può consultare politica di utilizzo dei cookie del sito web.
L'attività svolta da Banca Transilvania, in qualità di istituto di credito, è strettamente regolata, tramite diversi atti normativi. Così, molte delle elaborazioni di dati personali che BT realizza sono imposte dagli obblighi legali che ha. Allo stesso tempo, però, BT elabora dati personali necessari per la conclusione e/o l'esecuzione dei contratti stipulati con le persone interessate, in base al suo interesse legittimo o, quando è il caso, in base al consenso delle persone interessate.
Con l'eccezione dei casi in cui i dati personali sono trattati sulla base del consenso delle persone interessate, il rifiuto da parte delle persone di far trattare i dati da parte di BT renderà impossibile l'erogazione dei servizi richiesti o la soluzione delle loro richieste.
Effettuare di qualsiasi operazione, richiesta agli sportelli delle unità BT dai clienti abituali o occasionali, presuppone il passaggio da parte della Banca della fase di identificazione di queste persone. A tal fine, i dipendenti BT richiederanno alle persone di presentare il loro documento d'identità valido. In alcuni casi imposti dalla legge, sarà necessario anche effettuare e trattenere da parte di BT la copia del documento d'identità, per il periodo previsto dalla legge.
I casi in cui BT ha l'obbligo di applicare le misure standard di conoscenza dei clienti, incluso effettuare e trattenere la copia del documento di identità, sono i seguenti:
- alla stabilire di un rapporto commerciale;
- alla effettuazione di transazioni occasionali per un valore di almeno 15.000 euro o equivalente, indipendentemente dal fatto che la transazione venga eseguita tramite un'unica operazione o più operazioni che sembrano essere collegate tra loro;
- quando vi sono sospetti che l’operazione in questione abbia come scopo il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo, indipendentemente dall’applicazione delle disposizioni derogatorie dall’obbligo di applicare le misure standard di conoscenza del cliente stabilite nella presente legge e dal valore dell’operazione;
- se ci sono dubbi sulla veridicità o pertinenza delle informazioni identificative già detenute sul cliente;
In base all'obbligo legale di applicazione delle misure standard di conoscenza della clientela, che ogni istituzione di credito romena ha conformemente alle disposizioni del Regolamento BNR n. 9/2008 riguardante la conoscenza della clientela ai fini della prevenzione e lotta al riciclaggio di denaro, della Legge 656/2002 riguardante la prevenzione e lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo e del DPCM 594/2008 di applicazione della Legge 656/2002 riguardante la lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, al momento dell'instaurazione di un rapporto d'affari, è necessario raccogliere e conservare negli archivi di BT almeno le seguenti categorie di dati personali: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice numerico personale o un altro elemento unico di identificazione simile, domicilio, numero di telefono, fax, indirizzo di posta elettronica, cittadinanza e, se del caso, pseudonimo, indirizzo di residenza, occupazione, nome del datore di lavoro o natura dell'attività propria, funzione pubblica importante ricoperta, nome del beneficiario effettivo.
Le stesse informazioni sono raccolte anche nel caso in cui un cliente sia rappresentato nel rapporto con la banca da un'altra persona, che agisce come procuratore, curatore, tutore o in qualsiasi altra qualità e, inoltre, dati relativi alla natura e ai limiti della procura.
In caso di instaurazione e svolgimento del rapporto d'affari con un cliente persona giuridica, si raccoglieranno i dati menzionati nei paragrafi sopra indicati per l'identificazione delle persone che, secondo gli atti costitutivi e/o le deliberazioni degli organi statutari, sono investite della competenza di dirigere e rappresentare l'entità e riguardo ai poteri di questa per impegnare l'entità, nonché per identificare la persona che agisce in nome del cliente e informazioni per stabilire che questa è autorizzata/incaricata a tale scopo. Questi dati, la banca ha l'obbligo di verificarli anche nei registri pubblici.
In base agli stessi obblighi legali vengono raccolti, se del caso, anche i dati di identità del beneficiario effettivo.
La verifica dei dati raccolti sarà effettuata sulla base dei documenti d'identità, ma anche attraverso la verifica di altre fonti.
Esecuzione e conservazione della copia del documento d'identità di tutte queste persone è anch'essa obbligatoria per la banca.
Nel contesto del processo di conoscenza della clientela, la banca ha l'obbligo legale di raccogliere anche informazioni relative alla qualità di persona politicamente esposta dei clienti con cui instaura un rapporto d'affari. Esclusivamente a questo scopo, BT tratterà informazioni che rientrano nella categoria delle opinioni politiche - dati personali di carattere speciale.
Inoltre, sempre in conformità con gli obblighi legali a lui imputabili in questa materia, nella fase di iscrizione e apertura del conto BT classificherà i clienti per gradi di rischio, sulla base di criteri quali la nazionalità, la residenza, l'affiliazione, funzioni o posizioni importanti detenute.
Nel quadro del processo di conoscenza della clientela, sulla base degli obblighi legali dell'OUG n. 202/2008 riguardante l'attuazione delle sanzioni internazionali e del Regolamento n. 28/2009 riguardante la supervisione della modalità di attuazione delle sanzioni internazionali, nonché in base al suo interesse legittimo a non entrare in rapporti d'affari con persone accusate o sospettate di violazioni della legge, la banca tratta informazioni relative ad attività fraudolente/potenzialmente fraudolente (dati relativi ad accuse e condanne legate a reati quali frode, riciclaggio di denaro e finanziamento di atti di terrorismo)
BT ha l'obbligo di assicurarsi che tutti questi dati siano aggiornati nei suoi registri per tutta la durata del rapporto commerciale con i clienti, motivo per cui chiederà loro di aggiornare i dati forniti all'inizio del rapporto commerciale, ogni volta che sarà necessario, potendo anche aggiornarli di propria iniziativa, da fonti esterne sicure, pubbliche o private, accessate direttamente o tramite intermediari terzi fornitori.
Tutti questi dati sono conservati negli archivi della banca conformemente al termine legale stabilito, che è di almeno 5 anni dalla cessazione del rapporto commerciale del cliente con BT.
Nel caso in cui la richiesta di avvio del rapporto d'affari venga compilata online, nelle sezioni disponibili sul sito web di BT, i richiedenti dovranno fornire gli stessi dati imposti dalle disposizioni legali menzionate precedentemente, seguendo che il processo di iscrizione (stabilire il rapporto d'affari) sarà completato solo dopo la firma della documentazione presso un'unità della banca. Nel caso in cui, entro 60 giorni dalla compilazione della richiesta online di apertura del rapporto d'affari, il richiedente non si presenti in un'unità BT per la firma e il completamento del processo di iscrizione, i suoi dati saranno cancellati dalle evidenze della banca.
La concessione di credito è una delle principali attività svolte da un'istituzione di credito. La stipula e l'esecuzione di un contratto di credito, con una persona fisica o giuridica, comporta il superamento di più fasi durante le quali vengono trattati dati personali ai sensi degli obblighi legali della Banca, ai sensi della stipula e dell'esecuzione del contratto di concessione di credito/garanzia/valutazione, sulla base dell'interesse legittimo che la Banca giustifica, nonché, in alcune situazioni concrete, sulla base del consenso delle persone interessate dal trattamento.
1.1.Elaborazione dei dati personali nel Sistema dell'Ufficio del Credito
1.1.a.Fondamento legale e scopo del trattamento dei dati nel sistema dell'Ufficio di Credito
La banca ha l'obbligo, conformemente alle normative legali vigenti, di valutare la capacità dei richiedenti di rimborsare il credito prima della stipula di un contratto di credito e durante la sua esecuzione. A tal fine, elabora le informazioni indicate al punto 1.1.c di seguito, sia nei propri archivi, sia trasmettendole all'Ufficio del Credito per il trattamento da parte di tale istituzione e per la consultazione da parte di qualsiasi Partecipante a questo sistema, allo scopo di avviare o svolgere un rapporto di credito, nonché per l'assicurazione dei prodotti di tipo credito.
Per i richiedenti di credito e alcune categorie di persone in relazione con essi, durante la fase di analisi di una domanda di credito la Banca consulta il Sistema dell'Ufficio Credito, giustificando un interesse legittimo a tale scopo per lo svolgimento di un'attività di credito responsabile.
Biroul de Credit SA è l'entità di diritto privato che gestisce il Sistema del Biroul de Credit, nel quale vengono elaborate le dati personali relativi all'attività di credito svolta dai Partecipanti.
I partecipanti al Sistema dell'Ufficio di Credito sono istituti di credito, istituti finanziari non bancari, società di assicurazione e società di recupero crediti, che hanno firmato un Contratto di Partecipazione con l'Ufficio di Credito.
1.1.b. Obbligo di fornire i dati e conseguenze della mancata osservanza dello stesso
La fornitura dei dati personali è necessaria allo scopo menzionato al punto 1.1.a. Il rifiuto da parte delle persone interessate a questo trattamento di fornire i loro dati personali, necessari per il raggiungimento dello scopo sopraindicato, comporterà l'impossibilità per la Banca di adempiere ai propri obblighi legali in relazione alla concessione del credito.
1.1.c. Categorie di dati personali trattati nel Sistema dell'Ufficio Crediti
I dati elaborati nel Sistema Ufficio Creditizio sono:
- dati di identificazione della persona interessata : nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza/domicilio e indirizzo di corrispondenza, numero di telefono fisso/mobile, data di nascita, codice paese e serie/numero passaporto nel caso di persone non residenti;
- date relative al datore di lavoro: il nome e l'indirizzo del datore di lavoro;
- dati relative ai prodotti di tipo credito richiesti/concessi: il tipo e la denominazione del Partecipante, il tipo di prodotto, lo stato del prodotto/contoconto, la data di concessione, il termine di concessione, gli importi concessi, gli importi dovuti, la data di scadenza, la valuta, la frequenza dei pagamenti, l'importo pagato, la rata mensile, gli importi scaduti, il numero di rate scadute, il numero di giorni di ritardo, la categoria di ritardo, la data di chiusura del prodotto;
- date relative a eventi che si verificano durante il periodo di svolgimento del prodotto di tipo credito, come quelle relative alla ristrutturazione/rifinanziamento, la cessione in pagamento, la cessione del contratto di credito, la cessione del credito;
- dati relative alle relazioni con altri account: informazioni relative a prodotti di tipo credito per i quali la persona interessata ha la qualita di codebitor e/o garante;
- date relative all'insolvenza: informazioni riferite alle persone interessate nei confronti delle quali è stata avviata una procedura di insolvenza;
- numero di interrogazioni: indica il numero di Rapporti di Credito emessi dall'Ufficio Crediti, su richiesta di uno o più Partecipanti;
1.1.d Destinatarii dei dati
I dati personali registrati nel Sistema dell'Ufficio del Credito sono divulgati ai Partecipanti a tale sistema, su richiesta, per lo scopo indicato al punto 1.1.a.
I dati personali trattati nel Sistema dell'Ufficio di Credito non saranno divulgati a terzi, ad eccezione delle autorità e istituzioni pubbliche, conformemente alle loro competenze e alla legislazione applicabile, come l'Autorità Nazionale per la Sorveglianza del Trattamento dei Dati Personali, la Banca Nazionale della Romania, l'Autorità Nazionale per l'Integrità, i tribunali giudiziari, i notai pubblici, gli ufficiali giudiziari, gli organi di polizia giudiziaria.
1.2. Il trattamento dei dati personali nei registri di Banca Transilvania S.A.
1.2.a. Base giuridica e scopo del trattamento dei dati personali
Con lo scopo di pre-offrire e, se del caso, di analizzare una richiesta di credito formulata, in conformità con la necessità di svolgere un'attività di credito responsabile, oltre al trattamento dei dati personali nel sistema di Biroului de Credit S.A., la Banca tratta nei propri archivi tali dati sulla base degli obblighi legali che deve rispettare, della stipula del contratto di credito/garanzia/valutazione/assicurazione, in base al proprio interesse legittimo e, se del caso, con il consenso delle persone interessate.
1.2.b. L'obbligo di fornire i dati e le conseguenze del mancato rispetto di esso
La fornitura dei dati personali è necessaria ai fini della pre-offerta/analisi di una richiesta di credito. Il rifiuto di fornire i dati necessari per il raggiungimento di tale scopo comporterà l'impossibilità per Banca Transilvania S.A. di adempiere ai propri obblighi legali in relazione alla concessione del credito, conseguentemente la richiesta di credito non potrà essere analizzata.
1.2.c. Categorie di dati personali trattati presso Banca Transilvania S.A.
I dati personali menzionati in precedenza come trattati nel sistema dell'Ufficio del Credito sono trattati da Banca Transilvania S.A. anche nei suoi archivi propri. A questi dati si aggiungono informazioni che la Banca ottiene a seguito della verifica delle persone interessate nei propri archivi, nonché in banche dati pubbliche come i siti web - il portale dei tribunali, ONRC ecc.
1.2.d.Esistenza di un processo decisionale automatizzato, incluso la creazione di profili realizzata tramite l'applicazione di scoring BT
Al fine di verificare oggettiva del rispetto delle condizioni di idoneità per il pre-offerta e, se del caso, l'analisi della domanda di credito - BT elabora in alcuni casi, sulla base del proprio interesse legittimo, i dati personali dei richiedenti i crediti (persone fisiche e rappresentanti legali delle persone giuridiche) così come altre persone fisiche partecipanti alla fase di analisi della domanda di credito in un sistema automatico proprio ("applicazione di scoring BT").
Nell'applicazione di scoring BT vengono inseriti e analizzati i dati personali, i dati identificativi, altri dati compilati nella richiesta di credito, informazioni risultanti da verifiche effettuate negli archivi propri della Banca o in quelli del Bureau de Crédit SA, come ad esempio - se le persone interessate da questo trattamento percepiscono redditi su un conto aperto presso la Banca o sono clienti abituali della Banca, il livello degli obblighi di pagamento mensili, la storia dei pagamenti nel caso di altri crediti contratti presso la Banca, ecc. A seguito dell'analisi di questi dati/informazioni, l'applicazione di scoring BT emette un punteggio che si basa su un profilo del debitore/potenziale debitore, buon o cattivo pagatore. Il punteggio restituito determina così il rischio di credito e la probabilità di pagamento puntuale delle rate in futuro.
In base al punteggio emesso dall'applicazione di scoring BT, al quale si aggiunge il risultato della verifica della situazione personale rilevante in banche dati pubbliche come i siti web - il portale dei tribunali, ONRC ecc. - la Banca stabilisce se sono soddisfatte le condizioni di idoneità stabilite dai suoi regolamenti interni e prenderà la decisione di ammissione o respingimento della richiesta di credito, decisione che si basa sull'analisi effettuata dai dipendenti della Banca (intervento umano).
1.2.e In questa fase del processo di credito, ai richiedenti verrà consegnato un modulo attraverso la firma del quale possono esprimere il consenso affinché la banca consulti il database dell'ANAF, per un periodo limitato - di massimo 5 giorni lavorativi - riguardo ai redditi realizzati da questi ultimi, considerando che il livello dei redditi realizzati è un elemento essenziale per stabilire l'inquadramento nelle condizioni di credito della banca.
Anch'essa in questa fase, per alcuni tipi di prodotti di credito la Banca desidera consultare le evidenze della Centrale del Rischio di Credito, nel qual caso consegnerà al richiedente del credito un modulo di accordo dedicato da compilare e firmare.
2.1. La base giuridica e lo scopo del trattamento
Per la conclusione e l'esecuzione dei contratti di credito e, se del caso, dei contratti di garanzia/valutazione/assicurazione ad essi connessi, la Banca tratta le categorie di dati personali menzionate nella presente sezione al punto 2.3, in base ai suoi obblighi legali, alla conclusione e all'esecuzione dei contratti e in base al suo interesse legittimo
2.2. L'obbligo di fornire i dati e le conseguenze del mancato rispetto dello stesso
La fornitura dei dati personali è necessaria per la conclusione e l'esecuzione dei contratti di credito e, se del caso, dei relativi contratti accessori (ad es. di garanzia). Il rifiuto da parte delle persone di trattare i dati personali necessari per il raggiungimento dello scopo sopra indicato comporterà l'impossibilità per la Banca di offrirvi il credito richiesto.
2.3. Categorie di dati personali trattati
I dati personali trattati dalla Banca ai fini indicati al punto 2.1 della presente sezione sono quelli utilizzati nella fase di pre-offerta/analisi della richiesta di credito, a cui si aggiungono altri dati similari che sono stati compilati e/o ricevuti in occasione/per la stipula o durante il corso del contratto di credito e di garanzia.
BT assegna a ciascuno dei suoi clienti un codice cliente (Id Cliente) sulla base del quale esso è identificato nei registri bancari, nonché un codice IBAN corrispondente a ciascunocont (corrente, di conto, di risparmio ecc) aperto a nome del cliente presso la banca.
Allo stesso tempo, per ciascuno dei le carteemesse da BT ai suoi clienti, viene assegnato un numero unico (PAN), che BT stampa sulla carta insieme alla data di scadenza, al nome e al cognome del titolare della carta e al codice CVV (retro). In base all'accordo con i titolari della carta, esiste la possibilità di riportare sulla carta anche il codice IBAN.
Banca Transilvania si preoccupa costantemente di offrire ai propri clienti con cui ha stipulato un rapporto di affariservizi e prodotti online, come ad esempio–servizio di internet banking- con le varianti BT24, mobile BT24 o BT24 Fatture - l'applicazione di pagamenti tipo portafoglio digitale - BT Pay, il chatbot “Livia de la BT” accessibile via Facebook, il servizio Self Serv richiamabile telefonicamente. Per l'utilizzo di questi servizi è necessaria l'elaborazione da parte della banca di alcune categorie di dati personali ai fini dell'identificazione delle persone come clienti BT e, successivamente, come utenti dei servizi. Questi dati sono, di norma, nome, cognome, data di nascita, codice cliente, numero di telefono.
Una parte delle applicazioni BT, accessibili tramite dispositivi mobili (esempio: mobile BT24, BT Pay), potrebbe richiedere agli utenti, sia al momento dell'installazione che durante l'uso, l'accesso a determinati dati personali aggiuntivi quali, ma non limitati a: fotocamera (ad esempio per l'opzione di scansione dei codici a barre delle bollette), posizione (all’interno di alcune sezioni delle applicazioni, per la visualizzazione di filiali e ATM BT nelle vicinanze o per l’indicazione dei negozi dei commercianti iscritti al programma fedeltà Star BT), contatti (solo quando si accede all’opzione di pagamenti via Email/SMS/P2P per il completamento automatico dei dettagli dei beneficiari), SMS (per il completamento automatico dei codici SMS-OTP necessari in varie sezioni delle applicazioni), stato e identità del telefono (es. il IMEI del telefono è necessario per l’attivazione dell’applicazione di internet banking mobile MBT24), informazioni relative all’esistenza o meno di un metodo di sicurezza del telefono utilizzato nelle applicazioni.
Inoltre, nel caso dell'utilizzo dei servizi online, per garantire la sicurezza delle transazioni effettuate verrà elaborato in alcune situazioni l'indirizzo IP del dispositivo che utilizzate. Questi dati vengono richiesti e utilizzati esclusivamente allo scopo di garantire la sicurezza delle transazioni e elaborati solo per il periodo strettamente necessario.
Al fine di fornire determinati servizi bancari, come, ma non limitatamente a internet e mobile banking - con le varianti BT24, mobile BT24 o BT24 Fatture- SMS Alert, BT Alert, la banca elaborerà il numero di telefono comunicato dai clienti al fine di fornire i rispettivi servizi.
Allo stesso modo, il numero di telefono, l'indirizzo di posta elettronica o di domicilio/residenza/corrispondenza forniti dai clienti per lo svolgimento del rapporto commerciale, saranno trattati dalla banca allo scopo di informazioni ai Clienti riguardo ad aspetti di interesse relativi al funzionamento dei servizi/prodotti contrattati da BT, come, ma senza limitarsi a interruzioni del funzionamento di alcuni servizi, l'istituzione di fermi amministrativi sui conti bancari, avvisi sulla scadenza delle carte di credito emesse da BT o dei documenti d'identità, ma anche per contattarli nell'ambito dell'attività di recupero crediti.
In caso di alcuni servizi di tipo “applica online” per diversi prodotti/servizi/concorsi/eventi BT, disponibili sotto forma di moduli sul sito web di BT e su altri siti web controllati dalla banca, richiediamo di norma la compilazione dei seguenti dati personali: nome, cognome, numero di telefono e indirizzo e-mail, al fine di contattare i richiedenti per fornire loro risposte/informazioni relative a tali richieste.
In funzione della specificità del prodotto/servizio per cui si applica online, ci sono però situazioni in cui è necessario fornire dati supplementari, sia tra quelli imposti dalle disposizioni legali, sia tra quelli trattati da BT in base all'interesse legittimo di identificare le persone per poter fornire/erogare i prodotti/servizi/informazioni richieste.
I dati inseriti in questi moduli sono trattati dalla banca al fine di fornire i prodotti/servizi/informazioni richiesti, per il periodo necessario al raggiungimento di tali scopi, conformemente alle politiche di conservazione della banca elaborate in conformità con i principi e gli obblighi stabiliti dalle leggi applicabili in materia di trattamento e protezione dei dati personali.
BT non raccoglierà né memorizzerà i dati personali di coloro che li hanno compilati online, se non hanno completato la loro registrazione.
Ogni persona ha il diritto di depositare somme in contanti su conti aperti presso BT, se i titolari di tali conti hanno consentito che tali depositi siano effettuati da terzi.
Al fine di effettuare un tale deposito, la banca ha l'obbligo legale di identificare i pagatori sulla base dei loro documenti di identità, e rispettivamente anche di elaborare una serie di dati personali relativi a questi - nome, cognome, serie e numero del documento di identità, codice fiscale, indirizzo, dettagli riguardanti la somma depositata e spiegazioni riguardanti la natura del pagamento (che cosa rappresenta il pagamento).
Nei casi previsti dalla legge, menzionati al punto I della presente sezione, per l'effettuazione del versamento in contanti la Banca dovrà effettuare e conservare nelle proprie registrazioni la copia del documento di identità appartenente al Cliente occasionale che effettua il versamento
Nel caso in cui certi Clienti occasionali si presentino ripetutamente nelle unità della banca per effettuare depositi in contante nei conti aperti presso BT, per rendere più efficiente l'attività bancaria, rispettivamente per ridurre il tempo di attesa nelle unità, la banca ha un interesse legittimo a utilizzare i loro dati raccolti in occasione di depositi precedenti, con la conseguenza che questi saranno precompilati nel modulo della ricevuta di deposito in contanti. I dati dei depositanti esterni non saranno trattati per altri scopi, saranno accessibili solo dal personale che ha bisogno di conoscerli e conservati solo per i periodi previsti dalle politiche interne di conservazione e nell'ambito delle normative che contengono disposizioni relative a questo aspetto.
Ogni persona ha la possibilità di rivolgersi alla banca con richieste, di richiedere la fornitura di informazioni/adozione di misure o può trasmettere segnalazioni/reclami, attraverso vari canali quali – inviando/consegnando segnalazioni scritte presso la sede della banca o delle sue unità territoriali, chiamando il numero di telefono del call center BT o qualsiasi altro numero di telefono assegnato alle unità BT, inviando messaggi agli indirizzi di posta elettronica messi a disposizione dei clienti o agli indirizzi di posta elettronica dei dipendenti della banca, inviando messaggi elettronici all’interno della piattaforma sicura di internet banking BT24, compilando moduli dedicati sul sito web BT o su altri siti web controllati dalla banca - per l’elenco di tutti i siti web BT andate a qui.
Per identificare le persone richiedenti, per analizzare la situazione segnalata e per rispondere a queste richieste di informazioni/segnalazioni/reclami, la banca elabora una serie di dati personali - nome, cognome, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica o di corrispondenza da cui è stata ricevuta la richiesta, altri dati personali forniti nei messaggi o che è necessario elaborare ai fini della formulazione delle risposte/fornitura delle informazioni richieste.
Al fine di dimostrare che sono state ricevute queste segnalazioni/reclami/richieste di informazioni/misure, nonché per il controllo della qualità delle risposte/informazioni/azioni trasmesse/prese dalla banca, nonché ai fini del controllo della qualità dei servizi di supporto, i messaggi ricevuti saranno conservati negli archivi BT sia nel formato in cui sono stati ricevuti, sia in formato elettronico, e le chiamate telefoniche saranno registrate e conservate per tutta la durata del rapporto commerciale per i clienti BT, rispettivamente per un periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono state elaborate (formulazione della risposta/fornitura delle informazioni), più un periodo di 3 anni - il termine legale di prescrizione nel caso in cui i dati non appartengano a persone con cui la banca ha stabilito un rapporto commerciale.
Conformemente alle disposizioni della Legge n. 333/2003 riguardante la sicurezza degli obiettivi, dei beni, dei valori e la protezione delle persone, con le modifiche e integrazioni successive e del Decreto n. 301 dell'11 aprile 2012 per l'approvazione delle Norme Metodologiche della Legge n. 333/2003 riguardante la sicurezza degli obiettivi, dei beni, dei valori e la protezione delle persone, BT ha l'obbligo legale di sorvegliare video la zona degli ATM, così come le zone degli accessi, dei corridoi e di altre zone ad alto rischio.
In base al suo interesse legittimo, la banca intende sorvegliare video e altre zone accessibili al pubblico che presentano un potenziale rischio di sicurezza per persone/spazi o beni.
L'attività di videosorveglianza comporta il trattamento delle immagini delle persone, e i luoghi dove sono collocate le telecamere sono contrassegnati adeguatamente, mediante un avviso specifico e visibile accompagnato da un'icona.
Il sistema di videosorveglianza non è utilizzato per scopi diversi da quelli menzionati, non viene utilizzato per il monitoraggio dell'attività del pubblico, dei dipendenti o del rilevamento delle presenze. Inoltre, il sistema non è uno strumento per l'investigazione o per l'ottenimento di informazioni per indagini interne o procedimenti disciplinari, ad eccezione delle situazioni in cui si verifica un incidente di sicurezza fisica o si osserva un comportamento criminale (in circostanze eccezionali le immagini possono essere trasferite alle autorità investigative nell'ambito di un'indagine disciplinare o penale).
Il sistema può registrare qualsiasi movimento rilevato dalle telecamere installate nell'area sorvegliata, insieme a data, ora e posizione. Tutte le telecamere sono operative 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Quando è necessario, la qualità delle immagini consente il riconoscimento delle persone che attraversano l'area di azione delle telecamere. Le registrazioni video sono archiviate nei registri interni della banca.
Oltre al trattamento dell'immagine nell'ambito dell'attività di videosorveglianza, per consentire l'accesso dei visitatori in alcuni spazi in cui la banca svolge la sua attività, il personale con compiti di sicurezza identificherà le persone visitatrici sulla base dei loro documenti di identità, e nome, cognome, serie e numero del documento di identità di queste persone saranno registrati in registri speciali e conservati in formato cartaceo per il periodo stabilito dalla legge.
BT desidera informare le persone interessate sui prodotti/servizi/eventi offerti/organizzati dalla banca, dalle entità del Gruppo Finanziario BT o dai loro partner, nel senso che elabora i dati personali di queste persone, se hanno espresso il consenso a ricevere tali messaggi pubblicitari compilando il modulo dedicato, accessibile in ogni unità della banca e sul sito web.
I dati trattati da BT al fine di trasmettere messaggi pubblicitari sono di norma nome, cognome, numero di telefono e/o indirizzo di posta elettronica o di corrispondenza forniti dalle persone interessate a ricevere messaggi pubblicitari. Per assicurarsi che i messaggi pubblicitari trasmessi siano rilevanti per i propri clienti, la Banca elaborerà anche altre informazioni che apprende sul cliente, nel contesto in cui questi utilizza i servizi/prodotti BT (es. dati sulle transazioni, età, località, fascia di reddito ecc.), che studierà automaticamente (profilazione) per farsi un'idea riguardo ai prodotti/servizi/eventi che potrebbero essere adatti.
I dati personali saranno elaborati dalla Banca fino alla cessazione del rapporto d'affari con le persone interessate o, a seconda dei casi, fino al momento del ritiro del loro consenso a ricevere tali messaggi.
I messaggi pubblicitari saranno trasmessi principalmente attraverso canali SMS, chiamate telefoniche, indirizzo email, indirizzo postale di corrispondenza.
In alcuni casi, per la trasmissione di messaggi pubblicitari su questi canali, BT stipulerà contratti con fornitori di servizi, i quali tratteranno i dati personali delle persone per conto e in nome di BT, esclusivamente per la trasmissione di messaggi pubblicitari stabiliti rispettando esattamente le istruzioni di BT e sotto la stretta sorveglianza della Banca.
Le persone interessate possono scegliere di ricevere messaggi pubblicitari da diverse categorie, tra cui elenchiamo: prodotti e servizi di BT, prodotti e servizi delle controllate di BT, eventi organizzati da BT, prodotti/servizi dei partner, che sono collegati a prodotti/servizi di BT o delle controllate di BT e eventi organizzati dai partner di BT.
Le filiali BT i cui prodotti/servizi ed eventi si intendono promuovere nei messaggi pubblicitari trasmessi alle persone che hanno scelto in tal senso sono le seguenti entità del Gruppo Finanziario Banca Transilvania
- BT Microfinanziamento IFN SA („BT Mic”)
- BT Asset Management S.A.I. S.A., ( „BTAM”)
- BT Leasing Transilvania IFN S.A. („BTL”)
- BT Direct IFN S.A. („BTD”)
- BT Capital Partners S.S.I.F. S.A. („BTCP”)
- altre entitàățchi può alăil turno di questo gruppo in futuro
Lista delle categorie di partner attuali di BT e/o delle sussidiarie di BT è accessibile al link https://www.bancatransilvania.ro//Sites_portofoliu_BT_25.05.2018-14.08.2019_versiunea_1.pdf e https://www.bancatransilvania.ro//Parteneri_BT_Politica_Confidentialitate_31.07.2019-prezent_Versiunea_2.pdfo in qualsiasi unità BT o delle filiali BT.
Nel caso in cui si sia optato per la ricezione di messaggi pubblicitari riguardanti prodotti/servizi eventi offerti/organizzati da sussidiarie BT o da parte di partner, queste entità elaboreranno i dati personali allo scopo di trasmettere tali messaggi, sotto la vigile supervisione e coordinamento della Banca. Per qualsiasi eventuale elaborazione di dati personali effettuata dai partner BT/sussidiarie BT al di fuori o in aggiunta alla trasmissione di messaggi pubblicitari, come ad esempio, per concludere contratti relativi ai prodotti/servizi promossi, questi partner agiranno come responsabili del trattamento dei dati personali elaborati.
L'accordo a ricevere messaggi pubblicitari può essere revocato o modificato tramite vari metodi, indicati distintamente nel modulo relativo all'espressione del consenso al trattamento dei dati personali a scopo pubblicitario.
In alcuni casi concreti, con il rigoroso rispetto dei diritti e delle libertà delle persone, Banca Transilvania elaborerà dati personali al fine di trasmettere messaggi pubblicitari in base al proprio interesse legittimo di promuovere i prodotti e i servizi che offre.
BT è una delle aziende con il maggior numero di dipendenti in Romania, e gli annunci su varie posizioni vacanti in banca vengono pubblicati su siti di reclutamento. Le persone che accedono a questi siti e fanno domanda per posizioni determinate disponibili in BT o nella sezione „carriere” del sito web www.bancatransilvania.ro, saranno indirizzate alla piattaforma sicura di reclutamento utilizzata dalla Banca Transilvania.
Nell'ambito di questa piattaforma, sia che desiderino candidarsi solo per una determinata posizione, sia che preferiscano che la banca possa contattarli per diverse posizioni disponibili all'interno dell'azienda, ai candidati sarà richiesto di creare un account, inserendo nome, cognome, un numero di telefono e un indirizzo e-mail al quale poter essere contattati per scopi di reclutamento e di caricare almeno il CV.
Nel caso in cui si applicherà solo per una determinata posizione, i dati personali del candidato saranno trattati dalla banca solo nell'ambito del processo di reclutamento per quella posizione, dopodiché questi e l'account creato sulla piattaforma saranno cancellati al termine del processo di reclutamento per la posizione in questione.
Se, invece, il candidato sceglierà di essere contattato in generale per posizioni vacanti in BT, sarà necessario selezionare una serie di criteri predefiniti nella piattaforma, sulla base dei quali sarà informato sulla disponibilità delle posizioni che gli si adattano. In questo caso, i dati del candidato saranno conservati a scopo di reclutamento per un periodo di 1 anno dal momento della registrazione di questa opzione.
Lo stesso termine di conservazione si applica anche nel caso in cui i CV siano stati consegnati/trasmessi alla Banca dalle candidate attraverso qualsiasi altro canale.
Dopo la scadenza del termine menzionato, BT anonimizza i dati personali raccolti a scopo di reclutamento, che verranno utilizzati solo per la generazione di rapporti statistici per uso interno della banca. Una volta che queste registrazioni diventano anonime, non possono più identificare la persona a cui appartengono.
Nel quadro del processo di reclutamento possono diventare rilevanti referenze da parte dei precedenti datori di lavoro dei candidati. Se la banca avrà bisogno di queste, contatterà il candidato per richiedergli il consenso a ottenerle in suo nome. Nel caso in cui il candidato non esprima il proprio consenso a questo proposito, sarà necessario che ottenga lui stesso tali referenze, se desidera continuare il processo di reclutamento.
Il candidato ha a disposizione l’opzione di cancellare in qualsiasi momento il proprio account creato all'interno della piattaforma di reclutamento BT, il che equivale al ritiro del suo consenso affinché la banca possa ancora trattare i suoi dati personali a scopo di reclutamento. Dal momento della cancellazione dell’account sulla piattaforma, solo il candidato potrà accedere ai dati registrati, non BT.
Nel caso in cui la banca riceva CV o richieste di assunzione tramite canali diversi dalla piattaforma di reclutamento indicata precedentemente, conserverà tali dati per gli stessi periodi di tempo menzionati in precedenza, ovvero fino al termine del processo di selezione per la posizione scelta, o, se del caso, per un periodo di 6 mesi, prorogabile su richiesta del candidato, qualora questi desideri candidarsi per varie posizioni disponibili all'interno dell'azienda.
Al di fuori degli scopi presentati dettagliatamente nelle sezioni precedenti, Banca Transilvania tratta i dati personali anche per altri scopi, quali:
- realizzazione delle analisi e tenuta dei registri di gestione economica, finanziaria e/o amministrativa nella Banca;
- la gestione all'interno dei dipartimenti interni dei servizi e prodotti offerti dalla banca;
- la valutazione e il monitoraggio del comportamento finanziario-commerciale dei Clienti durante il corso del rapporto commerciale con la Banca;
- creazione o analisi di profili per il miglioramento dei prodotti/servizi BT o delle entità del Gruppo BT;
- analisi del comportamento degli utenti dei siti web mediante l'utilizzo di cookie, sia di BT che di terze parti, al fine di fornire un contenuto generale o personalizzato, offerte adattate agli interessi degli utenti (dettagli nella Politica sui cookie);
- effettuazione di analisi interne (incluso statistiche), sia riguardo a prodotti/servizi, sia riguardo al portafoglio clienti, per il miglioramento e lo sviluppo di prodotti/servizi, nonché effettuazione di studi e analisi di mercato riguardo ai prodotti/servizi della Banca;
- il calcolo delle commissioni a cui hanno diritto i dipendenti che operano nell'ambito della forza vendita di BT;
- archiviazione sia in formato fisico, sia elettronico dei documenti, realizzazione di servizi di registratura della corrispondenza indirizzata a BT e spedita da essa, nonché realizzazione di attività di corriere;
- risoluzione delle controversie, indagini o qualsiasi altra petizione/reclamo/richesta in cui BT è coinvolta;
- l'esecuzione dei controlli di rischio sulle procedure e processi BT, nonché la realizzazione delle attività di audit o indagini;
- realizzazione e trasmissione di report verso le istituzioni competenti per riceverli in conformità con le disposizioni legali applicabili BT (es: report sugli incidenti di pagamento alla Centrale degli Incidenti di Pagamento presso la BNR, dichiarazione delle transazioni che superano l'importo stabilito dalla legge all'Ufficio Nazionale per la Prevenzione e il Contrasto del Riciclaggio di Denaro);
- per il monitoraggio dell'attività dei clienti al fine di rilevare transazioni insolite e transazioni sospette;
I dati personali dei Clienti della Banca sono divulgati o, se del caso, trasferiti, in conformità con le basi giuridiche applicabili, a seconda della situazione e solo a condizioni che assicurano piena riservatezza e sicurezza dei dati, verso categorie di destinatari, quali, ma non limitatamente a:
- le filiali, le agenzie, i punti di lavoro, le rappresentanze della Banca,
- entità all'interno del Gruppo Finanziario BT menzionate all'interno della presente politica o sul sito web di BT e altre che potrebbero unirsi al Gruppo BT in futuro
- Fornitori di servizi utilizzati dalla Banca per: servizi IT (manutenzione, sviluppo software), archiviazione in formato fisico e/o elettronico; corriere; audit; servizi connessi all'emissione delle carte e all'iscrizione di queste nelle piattaforme; studi/ricerche di mercato, trasmissione di messaggi pubblicitari, monitoraggio del traffico e del comportamento degli utenti degli strumenti online, servizi di marketing tramite risorse social media, ecc.;
- elaborazione pagamenti interbancari e trasmissione delle informazioni relative alle operazioni interbancarie (es: Transfond, Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication- SWIFT);
- autorità e istituzioni pubbliche (come, ma non limitati a BNR, ANAF*, polizia, Ufficio Nazionale per la Prevenzione e la Lotta al Riciclaggio di Denaro**),
- società (fondi) di garanzia per diversi tipi di prodotti di credito/deposito (es. FNGCIMM, FGDB ecc),
- ONRC, OCPI, AEGRM, notai pubblici, avvocati, ufficiali giudiziari;
- Centrale del Rischio Creditizio***;
- Ufficio di Credito e Partecipanti al sistema dell'Ufficio di Credito****;
- società di assicurazioni;
- società di valutazione;
- società di recupero crediti scaduti o crediti;
- entità verso cui la Banca ha esternalizzato la fornitura di servizi finanziario-bancari;
- partner della Banca;
- organizzazioni internazionali di pagamento (es. Visa, Mastercard);
- istituzioni bancarie o autorità statali, inclusi al di fuori dello Spazio Economico Europeo - nel caso di trasferimenti internazionali di tipo SWIFT o a seguito delle elaborazioni effettuate ai fini dell'applicazione della legislazione FATCA e CRS, fornitori di reti sociali, di servizi di recupero crediti e/o riscossione debiti, valutatori, agenzie immobiliari.
*Conform prevederilor Codice di procedura fiscale (Legge 207/2015), in qualità di istituto di credito, BT ha l'obbligo legale di comunicare quotidianamente all'organo fiscale centrale – A.N.A.F. – la lista dei titolari persone fisiche, giuridiche o qualsiasi altre entità senza personalità giuridica che aprono o chiudono conti, nonché i dati identificativi delle persone che hanno il diritto di firma per i conti aperti presso di esse, la lista delle persone che affittano cassette di sicurezza, nonché la cessazione del contratto di locazione. A.N.A.F. può comunicare questi dati agli organi fiscali locali o ad altre autorità pubbliche centrali e locali, secondo la legge.
**Nel caso in cui siano soddisfatte le condizioni per la trasmissione da parte di BT di alcuni dati personali all'Ufficio Nazionale per la Prevenzione e la Lotta al Riciclaggio di Denaro, secondoLegge n. 656/2002 per la prevenzione e la sanzione del riciclaggio di denaro, nonché per l'istituzione di misure di prevenzione e contrasto del finanziamento del terrorismo, ripubblicata, con le successive modifiche, queste vengono trasmesse contemporaneamente e nello stesso formato anche all'A.N.A.F.
***La Banca ha l'obbligo legale di riportare alla Centrale dei Rischi Creditizi (CRC) l'informazione del rischio di credito per ciascun debitore che soddisfa la condizione di essere riportato (comprende i dati identificativi di un debitore, persona fisica o persona giuridica non bancaria, e le operazioni in lei e valuta tramite le quali la Banca si espone al rischio verso quel debitore), rispettivamente aver registrato verso questo un rischio individuale, nonché l'informazione sulle frodi con carte accertate.
****La banca ha l'interesse legittimo di segnalare nel Sistema dell'Ufficio di Credito, al quale hanno accesso anche gli altri Partecipanti (principalmente istituti di credito e istituzioni finanziarie non bancarie) i vostri dati personali nel caso in cui registriate ritardi nel pagamento del prestito di almeno 30 giorni, dopo la preventiva comunicazione alle persone interessate a tal fine con almeno 15 giorni di anticipo rispetto alla data della segnalazione.
Al fine di fornire i servizi bancari oggetto dei contratti stipulati tra il Cliente e la Banca, quest'ultima trasferirà all'estero dati personali, se del caso, anche verso stati che non garantiscono un livello adeguato di protezione degli stessi. L'inizio da parte del Cliente di operazioni del tipo ordini di pagamento rappresenta il suo consenso al trasferimento dei suoi dati personali da parte della Banca verso i suddetti stati. Gli stati che non garantiscono un livello adeguato di protezione sono gli stati al di fuori dell'Unione Europea/della Zona Economica Europea, ad eccezione degli stati ai quali la Commissione Europea ha riconosciuto un livello di protezione adeguato, e cioè: Andorra, Argentina, Canada, Svizzera, Isole Faroe, Guernsey, Israele, Isola di Man, Jersey, Nuova Zelanda, Uruguay (in quanto non sarà emessa una decisione contraria riguardo a uno qualsiasi di questi stati).
Per il conseguimento degli scopi presentati nel presente Documento, i dati personali saranno trattati da BT per tutta la durata del rapporto contrattuale con le persone interessate e dopo la sua conclusione al fine di conformarsi agli obblighi legali applicabili, inclusi quelli in materia di archiviazione.
I dati personali compilati nella domanda di credito e quelli trattati per la conoscenza della clientela al fine di prevenire e sanzionare il riciclaggio di denaro e il contrasto al terrorismo, sono conservati negli archivi BT per un periodo di 3 anni dalla data di firma della domanda di credito, nel caso in cui questa venga respinta e, rispettivamente, per un periodo di 5 anni a partire dalla data di cessazione del rapporto di credito, nel caso in cui venga stipulato un contratto di credito a seguito dell'approvazione della domanda di credito.
Per quanto riguarda i dati trattati nell'ambito dell'attività BT nel sistema dell'Ufficio di Credito, questi sono conservati a livello di questa istituzione e divulgati ai Partecipanti per un periodo di 4 anni dalla data dell'aggiornamento, fatta eccezione per i dati dei richiedenti il credito che hanno rinunciato alla richiesta di credito o a cui non è stato concesso il credito, i quali sono conservati e divulgati ai Partecipanti per un periodo di 6 mesi.
I dati personali per i quali BT ha l'obbligo legale di segnalazione alla Centrale dei Rischi Creditizi (CRC) saranno mantenuti negli archivi CRC per un periodo di 7 anni dalla data di iscrizione del credito.
Gli accordi per la consultazione del database ANAF saranno conservati nelle evidenze della Banca per un periodo di 10 anni dalla loro sottoscrizione -se la richiesta di credito è stata respinta- e rispettivamente per 5 anni dalla cessazione del rapporto di credito, ma non meno di 10 anni dalla data di sottoscrizione dell'accordo- nel caso in cui la richiesta di credito sia stata accettata e sia stato stipulato un contratto di credito. Su richiesta, tali accordi saranno messi a disposizione dell'ANAF su richiesta.
Per i dati trattati sulla base del consenso delle persone interessate ai fini dell'invio di messaggi a carattere pubblicitario, essi saranno trattati fino alla cessazione del rapporto d'affari con la Banca o, eventualmente, fino al ritiro del relativo consenso.
Al fine di dimostrare che sono state ricevute segnalazioni/reclami/richieste di informazioni/misure e che sono state formulate risposte a queste, inclusa la verifica della qualità delle risposte offerte da BT, i messaggi di questo tipo ricevuti tramite qualsiasi canale saranno conservati nei registri BT sia in formato cartaceo che elettronico, durante il periodo della relazione commerciale per i clienti BT, rispettivamente per un periodo necessario al conseguimento dello scopo per cui sono stati trattati (formulazione della risposta/fornitura delle informazioni), più un periodo di 3 anni - il termine legale di prescrizione nel caso in cui i dati non appartengano a persone con cui BT ha stabilito una relazione commerciale.
I dati personali trattati ai fini del reclutamento saranno conservati da BT fino al termine del processo di reclutamento per la posizione disponibile. Se le persone interessate desiderano essere contattate per più posizioni che potrebbero fare al caso loro, i dati contenuti nei CV e altri documenti che hanno messo a disposizione di BT a tale scopo saranno conservati per un periodo massimo di 1 anno, se in questo intervallo di tempo non viene richiesta la cancellazione dai registri della Banca.
La durata di conservazione dei dati ottenuti attraverso il sistema di videosorveglianza è proporzionale allo scopo per il quale i dati sono trattati, e non supera i 30 giorni, periodo dopo il quale le registrazioni vengono cancellate tramite procedura automatica, nell'ordine in cui sono state registrate. In caso di verificarsi di un incidente di sicurezza, la durata di conservazione del materiale filmato rilevante può superare i limiti normali in base al tempo necessario per ulteriori indagini sull'incidente di sicurezza.
Qualsiasi altro dato personale trattato da BT per altri scopi indicati sarà conservato per il periodo necessario al conseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti, ai quali possono essere aggiunti termini non eccessivi, stabiliti in conformità alle obbligazioni legali applicabili nel settore, inclusi ma non limitati alle disposizioni in materia di archiviazione.
Ogni persona interessata ha i seguenti diritti riguardo al trattamento dei propri dati personali da parte di BT.
a. Diritto di essere informato:
Significa il diritto delle persone interessate di ricevere da BT informazioni chiare, trasparenti, scritte in un linguaggio facilmente comprensibile, riguardo al modo in cui BT utilizza i dati personali, nonché sui diritti che hanno. BT intende adempiere a questo obbligo di informazione attraverso i dettagli forniti nel presente documento, nonché tramite altre note informative inserite nei moduli e nei contratti utilizzati nella sua attività
b. Diritto di accesso:
Le persone interessate hanno il diritto di accedere ai dati personali, rispettivamente di ottenere una conferma del fatto che BT elabori o meno i loro dati con carattere personale, nonché una copia degli stessi, in modo da poter verificare se essi siano trattati da BT in conformità con le disposizioni della legislazione in questo ambito.
c. Il diritto di rettifica:
Le persone interessate hanno il diritto di far correggere i dati personali se essi risultano negli archivi della BT in formato errato, se sono imprecisi o incompleti
d. Diritto alla cancellazione dei dati
Questo diritto è anche chiamato "diritto ad essere dimenticato". In base a questo, le persone interessate possono richiedere la cancellazione dei loro dati personali trattati da BT, qualora non vi siano più motivi per il loro trattamento
e. Diritto alla limitazione del trattamento:
Le persone interessate possono, in alcuni casi, interrompere l'utilizzo da parte di BT dei dati che li riguardano, per un certo periodo di tempo. Quando il trattamento di questi dati è limitato, i dati personali continueranno a essere conservati nei registri di BT, ma non saranno più utilizzati in questo periodo e saranno contrassegnati come limitati al trattamento.
f. Diritto alla portabilità dei dati:
Le persone interessate hanno il diritto di ottenere da BT, in un formato che può essere letto automaticamente, i dati che ci hanno fornito o possono chiederci di trasmettere questi dati a un altro operatore da loro scelto
g. Il diritto di opposizione:
Le persone interessate possono opporsi a determinati trattamenti dei dati personali che li riguardano, come il trattamento finalizzato a ricevere messaggi pubblicitari.
h. Il diritto delle persone interessate di rivolgersi all'Autorità Nazionale per la Sorveglianza del Trattamento dei Dati Personali (ANSPDCP) e alla giustizia.
In base a questo diritto, le persone interessate possono rivolgersi all'ANSPDCP o ai tribunali con richieste/petizioni riguardanti il trattamento dei loro dati personali da parte della BT
Le modalità con cui le persone interessate possono esercitare i diritti menzionati ai punti 2-7 sopra indicati sono:
- tramite l'invio per posta di una richiesta scritta alla sede BT di Mun. Cluj-Napoca, via G. Baritiu, n. 8, prov. Cluj, con la dicitura – «all’attenzione del responsabile della protezione dei dati (DPO)» oppure
- a mezzo elettronico all'indirizzo e-mail dpo@btrl.ro.
Inoltre, per i dati trattati da BT nel Sistema dell'Ufficio di Credito, così come previsti nella presente politica, le persone interessate da questo trattamento possono esercitare i loro diritti di accesso e di limitazione precedentemente previsti, anche presso l'Ufficio di Credito S.A., come segue:
- con una richiesta scritta, firmata, inviata per posta all'Ufficio del Credito, oppure
- accedendo in modo sicuro al sito dello Ufficio del Credito (www.birouldecredit.ro).
Le persone interessate dal trattamento dei loro dati personali nel Sistema dell'Ufficio di Credito hanno altresì il diritto di ottenere, su richiesta, al momento della comunicazione della decisione di credito, una copia del Rapporto di Credito emesso dall'Ufficio di Credito, che è stato utilizzato da BT nell'analisi della richiesta di credito.
BT elabora un quadro interno di standard e politiche per mantenere la sicurezza dei dati personali. Questi vengono aggiornati periodicamente per rispettare le normative applicabili alla Banca e i più alti standard nel settore.
In modo specifico e conforme alla legge, la Banca adotta e applica misure tecniche e organizzative adeguate (politiche e procedure, sicurezza informatica ecc.) per garantire la riservatezza e l'integrità dei dati personali e del modo in cui vengono trattati.
I dipendenti di BT hanno l'obbligo di mantenere la riservatezza e non possono divulgare i dati personali che trattano nell'ambito della loro attività.
Banca si assicura che ai suoi partner contrattuali che hanno accesso ai dati personali impone obblighi contrattuali in conformità con le disposizioni di legge e che verifichiamo l'osservanza da parte loro degli obblighi assunti. Questi tratteranno i dati personali per conto e per la Banca, solo in conformità con le istruzioni ricevute dalla stessa e rispettando solo i requisiti di sicurezza e riservatezza nei limiti imposti.
Garantiamo che BT non venderà i dati personali che ha raccolto dalle persone visitate e che non trasmetterà questi dati se non a chi ha il diritto di conoscerli, rispettando i principi e gli obblighi stabiliti dalla legge.
Si richiama l'attenzione delle persone visitatrici dei siti web BT che questi possono contenere link verso siti web la cui politica di riservatezza/di trattamento dei dati personali è diversa da quella di BT. Le persone che inviano dati personali a uno qualsiasi di questi siti devono essere consapevoli che le loro informazioni sono soggette alla dichiarazione di riservatezza/di trattamento dei dati personali di quei siti web, che si raccomanda di leggere. La politica BT riguardante il trattamento e la protezione dei dati personali non si applica alle informazioni fornite su quei siti web.
La presente politica è rivista regolarmente per garantire i diritti delle persone interessate e per migliorare le modalità di trattamento e protezione dei dati personali trattati.
