Nota di informativa sul trattamento dei dati personali ai fini KYC DGEP

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1. Informazioni sui dati dei clienti BT forniti dalla Direzione Generale per l'Anagrafe

Sulla base degli atti normativi applicabili in Romania nel campo della conoscenza della clientela ai fini della prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, tra l'Associazione Rumena delle Banche (A.R.B.) e la Direzione Generale per l'Anagrafe della Popolazione (“D.G.E.P”) è stato stipulato un accordo quadro di collaborazione, con il quale sono state stabilite le condizioni generali in cui le banche membri A.R.B. – tra cui vi è anche Banca Transilvania („banca”, “BT”) – potranno stipulare contratti con D.G.E.P. al fine di adempiere da parte delle banche alle misure di conoscenza della clientela per la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo, nonché per la convalida dei dati personali relativi ai clienti della banca, confrontandoli con le informazioni esistenti nel Registro Nazionale di Evidenza delle Persone (R.N.E.P.) e fornendo ulteriori dati personali aggiornati.

Conformemente all'accordo quadro stipulato tra A.R.B. e D.G.E.P., Banca Transilvania e D.G.E.P. hanno stipulato il Contratto relativo alla validazione e fornitura di dati dal Registro nazionale di evidenza delle persone (R.N.E.P.), che è stato registrato con il n. 501615/04.05.2023 presso BT e rispettivamente con il n. 3497232/08.05.2023 presso D.G.E.P. (di seguito denominato “Contratto”), reperibile in allegato di questa nota informativa.

2. Titolari del trattamento dei dati personali e interessati

Se siete cittadini rumeni, persone fisiche clienti BT o state seguendo i passaggi per diventare clienti BT, i dati personali menzionati in questa informativa saranno trattati conformemente alle disposizioni del Contratto stipulato tra BT e D.G.E.P., al fine di applicare da parte di BT le misure di conoscenza della clientela per la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Pertanto, voi siete un persona interessata di elaborazione.

I clienti BT i cui dati saranno trattati sono persone fisiche, cittadini rumeni, sia titolari di prodotti e servizi, sia rappresentanti legali (es. tutori, curatori) e convenzionali (inviati, delegati, mandatari ecc.), azionisti e beneficiari effettivi delle persone giuridiche, comprese le persone fisiche che hanno la qualifica di utenti dei prodotti o servizi detenuti dalla persona giuridica, le persone fisiche che hanno la qualifica di terzi garanti (firmatari dei contratti di ipoteca mobiliare o immobiliare) sui crediti concessi a persone fisiche o persone giuridiche.

BT e D.G.E.P.tratteranno i dati delle persone interessate come ciascuno in qualità di operatore, ma hanno stabilito tramite Contratto modalità di collaborazione per il rispetto dei diritti e delle libertà le vostre in relazione al trattamento dei dati che vi riguardano, nonché per assicurare una adeguata sicurezza di questi dati.

Vi ricordiamo che le informazioni generali sul trattamento da parte di Banca Transilvania dei dati dei clienti BT si trovano in Nota informativa generale sulla gestione e protezione dei dati personali dei Clienti BT.

3. Scopo e base giuridica del trattamento dei dati, categorie di dati trattati

BT, in qualità di istituzione di credito, ha l'obbligo legale di raccogliere dai propri clienti/potenziali clienti anche i dati personali dal documento di identità, nonché la copia dei documenti di identità, al fine di applicare le misure di conoscenza della clientela per la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Dettagli sul trattamento da parte di BT dei dati a questo scopo si trovano sul sito BT, in Nota informativa sul trattamento dei dati personali appartenenti ai Clienti BT ai fini della conoscenza della clientela per la prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.

Inoltre, BT deve assicurarsi che questi dati siano sempre corretti e, se del caso, aggiornati nei propri registri. A tal fine, BT trasmetterà a D.G.E.P. nome, cognome e CNP-ul delle persone interessate che sono clienti o stanno facendo passi per diventare clienti BT.

D.G.E.P.tratterà e convaliderà questi dati mediante procedure automatiche e fornirà supplementare a BT riguardo a queste persone: nome, cognome, tipo, serie e numero del documento d'identità, data di emissione e data di scadenza del documento d'identità, luogo di nascita, emittente del documento d'identità, indirizzo di domicilio, indirizzo di residenza, fotografia e informazioni riguardanti la data del decesso, a seconda dei casi, come figurano questi dati nel R.N.E.P.

BT utilizzerà i dati ricevuti dalla D.G.E.P. allo scopo di applicare le misure di conoscenza della clientela. Ciò significa che, se siete già clienti di BT e i dati che riceviamo dalla D.G.E.P. sono diversi/più recenti rispetto ai dati che possediamo su di voi, aggiorneremo i dati ricevuti dalla D.G.E.P., senza che sia necessario che li aggiorniate voi stessi presso la banca.

4. Processi decisionali automatizzati

BT non adotterà alcuna misura di natura tale da produrre effetti giuridici o che vi possa influenzare in modo simile in maniera significativa solo sulla base del trattamento automatico dei dati forniti da D.G.E.P., a meno che non siano rispettate le disposizioni dell'art. 22 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

5. Destinatari dei dati

I destinatari ai quali divulghiamo/trasferiamo i dati dei clienti BT, inclusi quelli in questa informativa, sono previsti nella sezione VIII. A chi possiamo rivelare/trasferire i dati personali dei Clienti da Nota informativa generale sulla gestione e protezione dei dati personali dei Clienti BT. I dati che fanno oggetto dello scambio di dati tra BT e D.G.E.P. non sono trasmessi a paesi terzi o organizzazioni internazionali.

6. Periodo di conservazione dei dati personali da parte di BT

I dati elaborati ai fini dell'applicazione delle misure di conoscenza della clientela sono conservati, conformemente alla normativa applicabile in questo ambito, per 5 anni dopo la cessazione del rapporto commerciale del cliente con la banca. Questo periodo può essere prorogato, alle condizioni della medesima normativa. Alla scadenza del periodo di conservazione previsto da tale normativa, la banca cancellerà o anonimizza tali dati, ad eccezione dei casi in cui altre disposizioni legali impongano la loro conservazione continuativa.

7. I diritti che vi sono garantiti

In merito al trattamento dei dati personali, vi è garantito l'esercizio dei diritti previsti dal GDPR. Potete esercitare questi diritti presso BT o contattare il responsabile BT per la protezione dei dati (DPO BT) per domande sul trattamento dei dati, scrivendo all'indirizzo e-mail dpo@btrl.ro o per posta presso la sede di Banca Transilvania nel comune di Cluj-Napoca, Calea Dorobanților n. 30-36, provincia di Cluj. Finché siete clienti BT, potete esercitare presso la banca questi diritti anche tramite il modulo online disponibile a questo indirizzo: https://www.bancatransilvania.ro/dsar/verificare/

I diritti che vi sono garantiti sono: il diritto di informazione (adempiremo al nostro obbligo di informarvi mediante questa informativa), il diritto di opposizione, il diritto di accesso ai dati trattati, il diritto di rettifica dei dati, il diritto alla cancellazione dei dati, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati, il diritto di non essere soggetti a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato dei dati, il diritto di rivolgersi con un reclamo all'Autorità Nazionale per la Supervisione del Trattamento dei Dati Personali (ANSPDCP). Il fatto che vi sia garantito l'esercizio di tali diritti, tuttavia, non significa che tutti possano essere accolti, considerando la base giuridica e lo scopo per cui i dati di questa informativa vengono trattati.

Nota informativa relativa al trattamento di alcuni dati personali dei clienti BT forniti dalla Direzione Generale per l'Anagrafe in vista dell'applicazione delle misure di conoscenza della clientela